Staffunctionaris, wat draag jij bij?

Enige tijd geleden deed ik een drankje met een kennis in een kroeg, zo één waar je niet dood gevonden wilt worden. Dat deerde ons echter niet. Elkaars gezelschap was voldoende en de kroeg had alles wat we nodig hadden: een alcoholische versnapering en een bakje pinda’s. Ik hoef niemand uit te leggen dat alcohol drempels wegneemt om fundamentele dingen ter discussie te stellen. We discussieerden als vakgenoten over het hedendaags functioneren van organisaties. In hoeverre dienen managers en stafafdelingen beleid voor de professionele medewerkers te bedenken? Stel je je als manager en staf vragend en faciliterend op richting de professional? Wanneer voelt hij zich goed gefaciliteerd om de klant te bedienen?

Confrontatie

We hadden tijdens het gesprek niet echt een meningsverschil, maar het werd wel steeds persoonlijker. Op een gegeven moment stelde ik de vraag hoe vaak mijn gesprekspartner met de klant, de manager, spreekt over het primaire proces van de organisatie……….Toen bleef het even stil. Kennelijk was het een confronterende vraag. Het antwoord was eerlijk; hij vond dat hij veel te weinig sprak met managers over hoe je professionals (in)direct kan helpen hun werk te doen.

Een tweede punt dat als confronterend werd ervaren, was de conclusie die we vervolgens trokken. De klanten van de stafafdeling, de managers, vragen kennelijk weinig hulp bij het direct faciliteren van de professionele medewerker. Is dit iets wat de manager niet bezighoudt of heeft de manager alles wat dat betreft op orde? Worden ze door andere zaken dan het primaire proces opgeslokt? We hadden voor de beantwoording van deze vraag wel een paar suggesties, maar we schaamden ons dat we het absolute antwoord schuldig moesten blijven.

De volgende vraag, of eigenlijk het antwoord daarop, was het derde confronterende punt. Wat merkt de professional in het primaire proces, en daarmee de klant van de organisatie, als jij en jouw staffunctie er niet zouden zijn? Wat gaat er fundamenteel fout bij de dienstverlening van de organisatie als jij er niet bent?

Reflectie

Ik kan me voorstellen dat je, als staffunctionaris, bij jezelf nagaat wat jouw antwoorden op bovenstaande vragen zouden zijn. Als je die reflectie doet, wil ik vragen of je een scherp onderscheid wilt maken tussen twee segmenten in je werk, namelijk:

  1. Het percentage van het werk dat je doet voor het “behoud van de huidige organisatie”. Daarmee bedoel ik alle werkzaamheden die de handhaving van de organisatie, zoals die nu is, dienen. Bijvoorbeeld werk dat je levert dat het belang dient van een individuele manager en zijn positie, het aanleveren van managementinformatie op een manier dat het een positief beeld geeft, werkzaamheden die erop gericht zijn jezelf of een groep in de organisatie in te dekken tegen andere interne organen, procedures ontwikkelen die bijna nooit zullen worden gebruikt, werkzaamheden waarvan je weet dat het primaire proces er geen seconde bij stil zou staan of werkzaamheden die je uitvoert bij de gratie van wetgeving. Werkzaamheden die gericht zijn op het vermijden van onzekerheden en het beheersen van risico’s.
  2. Het percentage van jouw werk waarvan je weet dat de professionele medewerker het gevoel heeft dat het hem of haar helpt de klant op een nog betere wijze te bedienen. Dat jouw advies de dienstverlening dient waar de organisatie (oorspronkelijk) voor is opgericht. Dit kan op directe en indirecte wijze zijn. Waar het om gaat is, dat het doel van jouw bijdrage werk direct gerelateerd is aan de professionele medewerker en zijn klant.

Intentie

Ik besef dat het onderscheid niet zo zwart/wit te maken is. De vraag is wel in hoeverre staffunctionarissen stil staan bij de bijdrage die zij leveren aan de dienstverlening van een organisatie. Idealiter is de organisatie gericht op het mogelijk maken van deze dienstverlening. De intentie van elke professional in het primaire proces is om bijvoorbeeld goed onderwijs te verlenen, goede zorg aan kwetsbaren te geven of veiligheid op straat te garanderen. Op dit punt zouden de belangen tussen organisatie en professional dezelfde moeten zijn. Maar zoals Herman Wijffels op kerstavond 2014 in het televisieprogramma Het Kerstvermoeden al aangaf, zijn wij middelen van organiseren als doel gaan verheffen. Geld verdienen en kwartaalcijfers gaan boven de dienstverlening en daarmee de maatschappelijk waarde die een organisatie zou moeten hebben. Steeds meer ziet de professional de organisatie en haar management niet als meewerkend maar als tegenwerkend orgaan. Steeds meer keren organisaties zich naar binnen en is de focus gericht op zichzelf. Niet in de laatste plaats door de druk die van buitenaf wordt opgelegd door bijvoorbeeld inspecties, aandeelhouders, toezichthouders en overheid, maar ook door het werk van stafafdelingen. Dit ontslaat staffunctionarissen niet van de plicht stil te staan bij de feitelijke reden van bestaan van de organisatie waarvoor ze werken. De belangrijkste inzet hierbij is het faciliteren van de professional en haar dienstverlening. Sta hier bij stil met bovenstaande in je achterhoofd. Ik ben benieuwd wat jouw antwoorden zijn en wat je er mee gaat doen.